Politique de confidentialité

1. Responsable de vos renseignements

Notre président est la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez TheSmartHost. Vous pouvez le joindre pour toute question, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels :

• Courriel : contact@thesmarthost.com (objet : « Demande de confidentialité »)
• Téléphone : (819) 303-0085

2. Renseignements que nous recueillons

Renseignements que vous nous fournissez

• Coordonnées : votre nom, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone lorsque vous remplissez un formulaire, réservez un appel ou nous écrivez.
• Renseignements sur la propriété (propriétaires) : l’adresse ou l’emplacement de la propriété, son type, ses caractéristiques, ses disponibilités, son historique de location et le service qui vous intéresse.
• Dossier du propriétaire et renseignements de versement : les renseignements nécessaires pour signer une entente de gestion, préparer les relevés mensuels et effectuer les versements, comme votre adresse postale, vos renseignements fiscaux et vos coordonnées bancaires.
• Renseignements de réservation (voyageurs) : votre nom, vos coordonnées, les dates de séjour, le nombre de voyageurs, vos échanges avec nous et, lorsque le séjour l’exige, une vérification d’identité ou une entente de location.
• Messages : tout ce que vous choisissez d’inclure dans un formulaire, un courriel, un texto ou un appel.

Renseignements recueillis automatiquement

Lorsque vous visitez notre site Web, nous et nos fournisseurs de services recueillons des renseignements techniques comme votre adresse IP, votre type de navigateur et d’appareil, votre emplacement approximatif, les pages consultées, les liens cliqués et le site qui vous a dirigé vers nous. Ces renseignements sont recueillis au moyen de témoins (cookies) et de technologies semblables (voir la section 5).

Renseignements provenant de tiers

Lorsque vous réservez sur une plateforme comme Airbnb, Vrbo ou Booking.com, celle-ci nous transmet les renseignements nécessaires pour vous accueillir. Leurs propres politiques de confidentialité s’appliquent aussi.

3. Comment nous les utilisons

• Pour répondre à votre demande, préparer une estimation de revenus et planifier des appels.
• Pour offrir nos services de gestion : annonces, tarification, sélection des voyageurs, réservations, communication avec les voyageurs, ménage, entretien, rapports et versements.
• Pour accueillir les voyageurs et gérer l’arrivée, le soutien et tout problème pendant un séjour.
• Pour respecter nos obligations légales et fiscales, y compris l’enregistrement des locations à court terme et la tenue de registres.
• Pour améliorer notre site Web et mesurer l’efficacité de notre publicité.
• Pour vous envoyer des nouvelles ou des offres, seulement si vous avez accepté de les recevoir. Vous pouvez vous désabonner en tout temps.

Nous recueillons seulement les renseignements nécessaires à ces fins et nous ne vendons pas de renseignements personnels.

4. Consentement

Nous demandons votre consentement lorsque nous recueillons vos renseignements, sauf si la loi nous permet de procéder sans celui-ci. Lorsque vous nous envoyez un formulaire ou réservez un appel, vous consentez à ce que nous utilisions vos renseignements pour vous répondre. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec nous, sous réserve des limites légales ou contractuelles. Si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne puissions plus offrir certains services.

5. Témoins, analyse et publicité

Notre site Web utilise des témoins (cookies) et des technologies semblables. Certains sont nécessaires au fonctionnement du site. D’autres nous aident à comprendre comment les visiteurs utilisent le site ou à mesurer notre publicité, et certains peuvent servir à reconnaître votre navigateur d’un site Web à l’autre.

• Squarespace (hébergement du site) : témoins nécessaires à la sécurité et au bon fonctionnement du site.
• Google Tag Manager et Google Analytics : statistiques de visite comme les pages consultées et le temps passé sur le site.
• Google Ads et pixel Meta (Facebook et Instagram) : mesurent les résultats de nos annonces et peuvent présenter nos annonces aux personnes qui ont visité notre site.
• Google reCAPTCHA : protège nos formulaires contre les pourriels.
• Calendly : fait fonctionner notre calendrier de réservation d’appels.
• Weglot : fournit la version française de notre site.

Vous pouvez bloquer ou supprimer les témoins dans les paramètres de votre navigateur, et refuser les annonces personnalisées dans les paramètres des annonces Google et vos préférences publicitaires Meta. Le blocage de certains témoins peut nuire au fonctionnement du site.

6. Avec qui nous les communiquons

Nous communiquons des renseignements personnels seulement lorsque c’est nécessaire aux fins décrites ci-dessus, et seulement ce qui est nécessaire :

• Les fournisseurs de services qui nous aident à exploiter notre entreprise, comme l’hébergement du site, le courriel, la prise de rendez-vous, les logiciels de gestion immobilière et de réservation, les services de paiement, les comptables et les entrepreneurs en ménage ou en entretien. Ils ne peuvent utiliser ces renseignements que pour nous fournir leurs services.
• Les plateformes de réservation comme Airbnb, Vrbo et Booking.com, pour afficher les propriétés et gérer les réservations.
• Les propriétaires et les voyageurs, seulement les renseignements nécessaires à un séjour. Par exemple, un propriétaire peut recevoir le nom d’un voyageur et ses dates de séjour.
• Les autorités, lorsque la loi l’exige, par exemple pour les impôts, l’enregistrement des locations à court terme ou une demande légale valide.
• Un acheteur ou un successeur, si notre entreprise est vendue ou fusionnée, avec des mesures de confidentialité appropriées.

7. Renseignements conservés à l’extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs de services conservent ou traitent des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment dans d’autres provinces et aux États-Unis. Avant de communiquer des renseignements à l’extérieur du Québec, nous évaluons s’ils bénéficieront d’une protection adéquate et nous mettons en place des protections contractuelles. Les renseignements conservés dans un autre pays peuvent être accessibles aux autorités de ce pays en vertu de ses lois.

8. Durée de conservation

Nous conservons les renseignements personnels seulement le temps nécessaire aux fins décrites ci-dessus ou exigé par la loi. Par exemple, les documents financiers et fiscaux sont conservés pendant la période prévue par les lois fiscales canadiennes et québécoises. Les demandes qui ne mènent pas à une relation d’affaires sont supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Lorsque des renseignements ne sont plus nécessaires, nous les détruisons ou les rendons anonymes.

9. Comment nous les protégeons

Nous utilisons des mesures de sécurité physiques, techniques et administratives raisonnables, comme un accès limité aux membres de l’équipe qui en ont besoin, des fournisseurs de logiciels sécurisés et la protection par mot de passe. Aucune méthode de transmission ou de conservation n’est entièrement sûre. Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous vous aviserons, ainsi que l’autorité compétente en matière de protection de la vie privée, comme l’exige la loi, et nous tenons un registre des incidents.

10. Vos droits

Sous réserve de la loi, vous pouvez nous demander :

• de vous indiquer quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet et de vous en remettre une copie;
• de corriger des renseignements inexacts, incomplets ou périmés;
• de cesser d’utiliser ou de communiquer vos renseignements, ou de retirer votre consentement;
• de supprimer vos renseignements ou de cesser de les diffuser, lorsque la loi le permet;
• de vous transmettre vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Envoyez votre demande à la personne responsable indiquée à la section 1. Nous pourrions devoir confirmer votre identité, et nous répondrons dans un délai de 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

11. Enfants

Notre site Web et nos services s’adressent aux adultes. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d’enfants de moins de 14 ans sans le consentement d’un parent ou tuteur.

12. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. La date de « dernière mise à jour » en haut de la page indique quand elle a été modifiée. En cas de changements importants, nous publierons un avis sur cette page.

Des questions? Écrivez-nous. Consultez aussi nos Conditions générales.